Na profesjonalną obsługę klienta składa się szereg czynników jak wygląd personelu, sposób zachowania i mówienia, umiejętność poznawania oczekiwań klienta, a następnie odpowiedniego reagowania na nie. Pierwsze chwile nawiązywania relacji są bardzo ważne. Schludny, profesjonalny wygląd, ale także uprzejmość i pozytywne zainteresowanie z pewnością zostaną zapamiętane. Pamiętaj by z szacunkiem odnosić się do klienta, ale także osób towarzyszących i ich własności, jak dokumentacja, okrycie wierzchnie lub torba. Ważne jest by mówić wyraźnie i dostatecznie głośno, zachowywać umiarkowany kontakt wzrokowy i często się uśmiechać.

Kluczową funkcją profesjonalnej obsługi zaspokojenie konkretnej potrzeby klienta. Może to być chęć uzyskania pomocy, informacji, porady, jak również skorzystania z oferowanych przez nas usług. Jest to element niezbędny, określany często jako minimum obsługi. Na zadowolenie klienta wpływa także szybkość, kompleksowość obsługi, oraz atmosfera jaka towarzyszy spotkaniu. Większość klientów, oprócz zrealizowania celu, oczekuje również, że uzyska pomoc oraz opiekę osoby obsługującej. Oczekiwaniem optymalnym klienta jest zatem miła i profesjonalna obsługa, szybka realizacja oraz komfortowe warunki obsługi.

Istnieją różne typy klientów, do których należy dostosować sposób rozmowy i obsługi. Jedni będą oczekiwać miłej pogawędki, inni wyłącznie konkretów, profesjonalnej porady lub informacji. Nigdy nie wolno przerywać klientowi i krytykować jego pomysłów. Niezwykle przydatne jest parafrazowanie wypowiedzi klienta, by upewnić się, że dobrze zrozumieliśmy jego oczekiwania oraz utwierdzanie klienta w przekonaniu, że dokładamy wszelkich starań by zapewnić jak najwyższy poziom obsługi.

Choć każdy klient jest inny i nie ma jednoznacznej recepty na idealną obsługę, wcielenie w życie powyższych wskazówek z pewnością pomoże w codziennym nawiązywaniu relacji z klientami. W każdej sytuacji należy, bez względu na okoliczności, zachować profesjonalizm i nie dać się wyprowadzić z równowagi. W końcu klient nasz Pan !