W artykule opisano wdrożenie systemu TMS zapewniające w efekcie jednolite środowisko pracy do przygotowania etykiet i dokumentów przewozowych, dla różnych operatorów logistycznych i firm transportowych, w obrocie krajowym i zagranicznym, z optymalizacją wyboru najtańszej usługi na podstawie cenników i tabel dostępności usług.

Charakterystyka profilu kontrahenta

Firma zajmuje się dystrybucją. Sieć sprzedaży obejmuje około stu sklepów własnych i franczyzowych oraz grupę przedstawicieli handlowych obsługujących klientów hurtowych i kilka tysięcy klientów detalicznych. Wysyłki w ilości kilkudziesięciu tysięcy paczek i palet rocznie realizowane są z magazynu centralnego o powierzchni 15 tysięcy metrów kwadratowych. Transport realizowany jest na bazie stałych umów przez kilka firm kurierskich – czołowi operatorzy logistyczni na polskim rynku. Stałe trasy obsługiwane są własnym taborem, zaś w szczególnych sytuacjach transport wspomagany jest kilkunastoma mniejszymi przewoźnikami.

Stan przed wdrożeniem

Zamówienia zaakceptowane do realizacji trafiają do pracowników Magazynu, którzy formują opakowania wysyłkowe w postaci palet lub paczek i rejestrują wagę poszczególnych elementów przesyłek. Następnie Dział Koordynacji Dostaw przypisuje przesyłki do poszczególnych firm kurierskich oraz drukuje etykiety i listy przewozowe. Każda firma kurierska wymaga rejestracji przesyłki w swojej aplikacji. Magazyn wyszukuje i łączy dokumenty z przesyłkami. A następnie realizuje fizyczne wydanie towaru poszczególnym firmom kurierskim.

Oczekiwany efekt

Przy porównywalnej jakości usług, powinna zostać wybrana firma kurierska oferująca najniższy koszt wykonania usługi. Należy umożliwić szybkie porównanie kosztów wysyłki, biorąc pod uwagę wszystkie współpracujące firmy kurierskie, bez konieczności kilkukrotnego wprowadzania danych do aplikacji kurierskich. W przypadku czterech firm kurierskich oraz po uwzględnieniu możliwych usług dodatkowych i terminowych mamy kilkanaście możliwości wysyłki. Każdorazowo wyceniane są wszystkie warianty wysyłki i podpowiadana jest najtańsza usługa.

Operator powinien zająć się jedynie obsługą wyjątków, z którymi nie radzi sobie algorytm zaimplementowany w systemie. W pierwszej fazie wdrożenia, na etapie dostrajania algorytmu, jeżeli Operator nie akceptuje firmy sugerowanej przez system, to zmienia ją i notuje, dlaczego dokonał innego wyboru. Typowe przesyłki, gdzie algorytm wybiera optymalną formę dostawy, od razu kierowane są do realizacji, do Magazynu, a wyjątki kierowane są do Działu Koordynacji Dostaw.

Przyjęcie nowego pracownika, jak również umowa z nową firmą kurierską nie powinny wymagać intensywnych szkoleń. Należy udostępnić jeden wspólny interfejs użytkownika z jednolitym schematem obsługi wspólnym dla wszystkich kurierów.

Dane do systemu informatycznego powinny być wprowadzane tylko raz. Zamiast ponownie wprowadzać dane do aplikacji firm kurierskich należy pobierać je interfejsem z systemu nadrzędnego. Należy wykonać interfejsy do systemu ERP firmy, interfejsy do komunikacji z firmami kurierskimi (pełna integracja), połączenie z systemem ADR oraz wagami elektronicznymi.

Należy mierzyć efektywność procesu optymalizacji kosztów wysyłki i poziom terminowości dostaw. Historia wycen jest przechowywana w celu dokonywania analiz uzyskanych oszczędności, a informacje o statusie doręczenia przesyłki są automatycznie pobierane z systemów firm kurierskich.

Zaproponowane rozwiązanie powinno posiadać możliwość definiowania uprawnień do poszczególnych modułów i funkcji.

Rozwiązanie

Wybrano system SpedTrans SQL 4.000. System jest zaprojektowany tak, aby użytkownik mógł w jednolity sposób obsłużyć procesy transportu i spedycji niezależnie od formy dostawy i rodzaju przewoźnika. Mnogość opcji i łatwa konfiguracja systemu pozwala obsłużyć wysyłkę własnym lub wynajętym transportem, spedycję przy pomocy firm kurierskich oraz zlecenia odbioru przesyłek z innych magazynów lub firm w obrocie krajowym i międzynarodowym.

Łatwość tworzenia interfejsów pozwala na komunikację z różnymi systemami niezależnie od sposobu komunikacji, rodzaju wymienianych komunikatów, czy formy przechowywania danych.

Z systemu ERP firmy pobierane są na bieżąco dane kartotekowe dotyczące klientów oraz dokumenty: zamówienia, dokumenty WZ, dokumenty grupujące WZ-ki, faktury. Z systemu ADR pobierane są dane dotyczące przewozu towarów niebezpiecznych. Zachowane są relacje między dokumentami. Nie jest to czysto hierarchiczna struktura, ponieważ zamówienia mogą być realizowane częściowo dokumentami wz, można grupować razem wz-ki z różnych zamówień, a faktury mogą dotyczyć kilku dokumentów wz z różnych zamówień.

Do systemów operatorów logistycznych wysyłane są dane dotyczące wysyłanych przesyłek. Zrealizowano następujące sposoby komunikacji: wysyłanie plików na serwer FTP, wywołanie usługi webservice, wysyłanie plików jako załączników e-mail. Komunikacja odbywa się w tle bez udziału operatora systemu.

Z systemów operatorów logistycznych automatycznie pobierane są dane dostępności usług, zwrotne dane o przetworzeniu komunikatów i dane o statusie przesyłek. Komunikacja realizowana jest przez FTP, HTTP i jako usługa webservice.

Cenniki operatorów dotyczące usług dodatkowych wprowadzane są ręcznie, a dwuwymiarowe cenniki drobnicowe (za kg i za km) wczytywane z arkuszy Excel.

Zostało zapewnione bezpieczeństwo transmisji: w przypadku połączeń HTTP przez szyfrowanie SSL, w przypadku FTP przez zestawienie VPN, załączniki e-mail są kompresowane programem operatora z użyciem hasła. Logowanie do ftp możliwe jest tylko dla określonej klasy adresów publicznych. Uwierzytelnienie webservice zrealizowane jest na bazie mechanizmów WS-Security.

Dzięki wbudowanym mechanizmom wdrożeniowym możliwa jest rozbudowa systemu o kolejne moduły funkcjonalne.

Korzyści

Wśród zrealizowanych usprawnień należy wymienić: znacząco krótszy czas realizacji zlecenia wysyłki, wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych, udostępnienie wszystkich danych w jednym spójnym systemie, uzyskanie większej wydajności Działu Koordynacji Dostaw oraz magazynu, obniżenie kosztów transportu, zapewnienie obiektywnej metody pomiaru uzyskanych oszczędności.

Istnieją dwa potencjalne obszary zastosowania, które będą wykorzystane przez klienta w przyszłości:

Analiza wycen historycznych. Program przechowuje wyceny tych samych przesyłek zrobione według cenników różnych operatorów. Pozwala to porównać potencjalny koszt wysłania tych samych przesyłek w danym okresie przez każdego z operatorów i uzyskane wyniki wykorzystać w okresowych negocjacjach cenowych.

Analiza konkurencyjności potencjalnego nowego operatora.. Po wprowadzeniu do systemu propozycji cennika nowego operatora program zaczyna wyceniać przesyłki również dla niego. Pozwala to porównać potencjalny koszt wysłania tych samych przesyłek przez nowego operatora. Uzyskany wynik pokazuje, czy dzięki zmianie operatora spadną koszty wysyłki.

Źródło: nm.pl