Zbudowanie właściwej organizacji zakupowej w firmie to pierwszy krok, który nie tylko wpłynie pozytywnie na usystematyzowanie pracy działu zakupów, ale znacząco przyczyni się do zapewnienia realnego wsparcia poszczególnym gałęziom biznesu w wyborze dostawcy.

Równie istotnym elementem jest uporządkowanie struktury dostawców, aby zaspokoić w jak największym stopniu potrzeby organizacji poprzez usługi, które dostarcza partner handlowy. Należy więc wnikliwie przeanalizować, z jakimi dostawcami współpracujemy oraz jakie przynosi to firmie korzyści.

Najważniejsza jest strategia zakupowa

Właściwa ocena potencjalnego partnera handlowego to pierwszy element istotny do zbudowania indywidualnej strategii współpracy oraz zarządzania ryzykiem. Zanim firma zdecyduje się na podjęcie współpracy, powinna sprawdzić kondycję prawno-finansową dostawcy. Ważne jest, aby diagnoza nie kończyła się wraz z dokonaniem wyboru dostawcy. Partner handlowy powinien podlegać uważnej ocenie organizacji w trakcie trwania współpracy i na chwilę przed jej zakończeniem.

Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie relacji, jakie wiążą organizację z partnerem handlowym, zwłaszcza, gdy ma on strategiczne znaczenie dla firmy.

„Czasy, w których głównym kryterium wyboru do współpracy z dostawcą była cena, skończyły się bezpowrotnie. Jednym z kluczowych elementów dla zabezpieczenia łańcucha dostaw jest nawiązywanie trwałych i przewidywalnych relacji z partnerem handlowym, które w dłuższej perspektywie mogą przynieść wymierne, biznesowe korzyści. Oprócz redukcji kosztów, ważne jest wymiana doświadczeń, przez co sam dostawca staje się dla spółki jej zewnętrznym aktywem” – mówi Monika Bis, kierownik Działu Zakupów i Zarządzania Dostawcami w Provident Polska S.A.

Aby stworzyć jasne i przejrzyste zasady współpracy z niemal 1000 dostawców, w styczniu 2012 roku Provident wdrożył Kartę Dostawcy – dokument regulujący relacje z kontrahentami. Karta to zbiór podstawowych praw i obowiązków partnerów biznesowych współpracujących z firmą. Przyjęcie karty jest unikalnym rozwiązaniem na polskim rynku. Karta Dostawcy definiuje zasady współpracy ze wszystkimi kontrahentami firmy. Jest to zbiór należnych praw i zobowiązań dostawców. Zapisy Karty zapewniają każdemu partnerowi biznesowemu możliwość przekazania uwag, nie tylko co do przebiegu przetargu, ale także co do dalszej współpracy z firmą. Zgodnie z zapisami Karty każdy dostawca ma gwarancję, że wszystkie przedstawione zgłoszenia będą szybko i bezstronnie zbadane.

Obok nawiązywania relacji, równie ważne jest ich monitorowanie. Szczególnie istotna jest też ocena uwarunkowań zewnętrznych, w tym sytuacji na rynku, na którym funkcjonuje partner handlowy. Odbiorca analizuje wówczas nie tylko sytuację mikro i makroekonomiczną, ale również prawną - ustawodawstwo, dyrektywy unijne, czy też inne regulacje, od których zależny jest partner handlowy.

„W Provident Polska stworzyliśmy Książkę Ryzyk, czyli opis kilkunastu ryzyk związanych ze specyfiką rynku na którym pozyskujemy dostawców. Pozwala to zabezpieczyć biznes w sytuacji gdy np. dostawca informuje z wyprzedzeniem, że jakaś usługa będzie trudno dostępna, bo regulator ją ogranicza. Równocześnie umożliwia to budowanie u dostawcy świadomości, że on także powinien informować nas z wyprzedzeniem o zmianach rynkowych, które znacząco wpłyną na jego funkcjonowanie – dodaje Monika Bis.

Właściwie przeprowadzony proces zarządzania kontraktem, czyli kropka nad i.

Nie każda współpraca może obydwu stronom przynosić długoterminowe korzyści, a właściwie, szacując ryzyko, trzeba założyć możliwości wstrzymania współpracy z dostawcą w wyniku różnych zdarzeń losowych po stronie dostawcy jak i firmy. Dlatego powinno się zabezpieczyć przed sytuacją ewentualnych, nieuzasadnionych ze strony dostawcy roszczeń w momencie, kiedy organizacja chce rozwiązać współpracę, poprzez stworzenie umowy, która szczegółowo reguluje prawa i obowiązki, zakres usług, wynagrodzenie i zakres odpowiedzialności wszystkich stron. Główną zasadą jest bowiem skonstruowanie kontraktu na złe, a nie dobre czasy, co pozwoli ostatecznie zniwelować ryzyko przerwania kluczowego z punktu widzenia firmy łańcucha dostaw.

Provident współpracuje z niemal tysiącem dostawców, w tym wielu z nich to światowe marki, np. Toyota, Skoda, Metlife Amplico czy Orange.

Źródło: dobralogistyka.pl